Lulus Verifikasi Dewan Pers No.126/DP-Terverifikasi/K/X/2017

Pentingnya Sistem Monitoring Aktivitas Harian ASN
Oleh : Redaksi
Kamis | 21-03-2019 | 15:38 WIB
edi-sutriono11.jpg Honda-Batam

PKP Developer

Edy Sutriono.

Oleh: Edy Sutriono

Pengukuran kinerja ASN merupakan salah satu bagian penting dari reformasi birokrasi. Adanya kontrak kinerja dan penetapan indikator kinerja utama setiap ASN menjadi pembuktian adanya pengukuran kinerja dalam birokrasi. Selanjutnya pencapaian kinerja birokrasi terhadap target kinerja yang telah ditetapkan sangat tergantung kepada sumber daya manusia dan sarana prasarana yang ada dalam birokrasi tersebut. Kinerja dapat diukur dari jumlah dari pekerjaan yang dilakukan dalam suatu tugas pokok dan fungsi dan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk menangani sebuah pekerjaan.

Informasi merupakan salah satu faktor sentral dan penting untuk dapat memantau proses pencapaian kinerja secara periodik, karena informasi merupakan titik awal untuk dapat mengoreksi keadaan dalam organisasi. Kualitas dari sebuah informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan. Jika informasi yang diproses bisa lebih cepat, akurat, dan relevan tentunya akan memberikan tindakan dan pengambilan keputusan lainnya secara lebih dini dan baik untuk kemajuan sebuah birokrasi.

Sayangnya pada umumnya saat ini birokrasi dan ASN belum sepenuhnya mempunyai suatu sistem pencatatan aktivitas harian tersebut. Apalagi sebuah sistem monitoring aktivitas harian yang terotomatisasi. Akibatnya pengukuran proses pencapaian kinerja ASN cenderung tidak ada pencatatan aktivitasnya. Kalau pun ada, masih dilakukan secara manual. Hal ini membuat manager/pimpinan tidak memperoleh informasi lengkap aktivitas dan pencapaian kinerjanya secara harian. Proses monitoring aktivitas bawahan membutuhkan waktu yang lama dan belum terjaminnya keakuratan data yang ada.

Digitalisasi Sistem Monitoring Aktivitas Harian ASN

Pengukuran kinerja dan untuk kepentingan lainnya dari manajemen birokrasi sangat memerlukan adanya Sistem Monitoring Aktivitas Harian (Daily Activity Monitoring System/DAMS) setiap ASN. Monitoring berarti sebuah proses yang digunakan untuk mengamati atau mengikuti alur setiap kegiatan pegawai dengan tujuan agar semua data /informasi yang diperoleh dari hasil pengamatan tersebut dapat menjadi landasan dalam mengambil keputusan tindakan selanjutnya yang diperlukan.

Sistem Monitoring Aktivitas Harian (Daily Activity Monitoring System/DAMS) harus diupayakan secara digital yang merupakan suatu sistem berbasis web yang menangani pencatatan aktivitas pegawai, monitoring penyelesaian pekerjaan dan monitoring aktivitas pegawai. Sistem monitoring yang memungkinkan untuk dapat mengolah data aktivitas pegawai menjadi suatu laporan yang menampilkan informasi tentang aktivitasnya, progress penyelesaian tugas/pekerjaan yang dilakukan dan total waktu yang diperlukan menyelesaikan sebuah tugas/pekerjaan.

DAMS menyediakan hak akses bagi pimpinan/manager secara mudah dan cepat untuk melihat semua aktivitas pegawai dalam memantau kinerja dan hasil kerja pegawai. Demikian juga dapat digunakan sebagai dasar bagi pimpinan dalam memberikan reward atau punishment terhadap pegawai dan lainnya.

Bagi pegawai ASN, DAMS dapat memudahkan pegawai dalam menjalankan kewajibannya untuk melakukan pencatatan aktivitasnya secara otomasi dengan memasukkan data ke dalam form aplikasi pencatatan aktivitas, mengotomasi perhitungan total waktu pengerjaan suatu pekerjaan. DAMS memungkinkan pegawai dapat mengetahui aktivitas hariannya dan capaian kinerjanya dan selanjutnya melakukan perbaikan-perbaikan untuk kedepannya.

Berbagai pilihan bangunan DAMS antara lain DAMS berbasis desktop dapat dilakukan untuk menangani pencatatan aktivitas pegawai, monitoring pekerjaan dan aktivitas kinerja. Sistem ini biasa dibuat dengan menggunakan metode Object Oriented Analysis and Design (OOAD). Sistem ini mengolah data aktivitas pegawai menjadi suatu laporan yang menampilkan informasi tentang aktivitas pegawai, progress penyelesaian pekerjaan dan total waktu yang diperlukan dalam pengerjaan tugas.

Pengukuran kinerja dan aktivitas pegawai tersebut hendaknya juga dibandingkan dengan standar kecepatan yang telah ditetapkan untuk setiap jenis pekerjaan. DAMS juga bisa dibuat dengan berbasis Short Message Service (SMS) Gateway. Kelebihan lain pada sistem yang akan dibuat adalah dapat mengirimkan SMS balasan atau request status dan SMS early warning message.

Model sistem informasi ini menjadi lebih interaktif baik antar pimpinan dan bawahan, sehingga dapat mempersingkat waktu dalam memperoleh dan memberikan informasi. DAMS berbasis Web dapat dirancang dengan menggunakan permodelan UML. Sistem ini dirancang dengan tujuan untuk menghasilkan suatu sistem informasi berbasis web untuk mempermudah pemantauan aktivitas. Hasil dari rancang bangun ini adalah website "DAMS ASN/pegawai" yang mana website ini menitikberatkan pada pengelolaan pemantuan aktivitas untuk pencapaian kinerja.

Apapun pilihan sistemnya, penulis memandang perlu dan penting kehadiran Sistem Monitoring Aktivitas Harian ASN untuk melanjutkan reformasi birokrasi yang makin transparan, akuntabel, efisien, efektif, professional dan good government. Pertimbangan penyusunan rancang bangun dan sebagainya dengan melihat analisis ekonomi, kendali, efisiensi dan fokus pelayanan publik. Analisis kendali artinya sistem yang dapat mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data dari akses yang tidak diijinkan, dan pengamanan dari kerusakan.

Di dalam proses monitoring/pencatatan aktivitas perlu adanya kontrol yang dilakukan oleh birokrasi terhadap semua proses monitoring/ pencatatan yang dilakukan oleh pegawainya. Efisiensi erat hubunganya dengan input yaitu bagaimana sumber daya yang ada dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan waktu, energi serta menekan biaya pengeluaran. Fokus dari analisis pelayanan adalah peningkatan terhadap pelayanan kepada publik yang dihasilkan sistem dapat memberikan kemudahan dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan untuk memperoleh informasi dan berujung kepada peningkatan pelayanan publik. (*)

*) Tulisan ini adalah pendapat pribadi dan tidak mencerminkan kebijakan institusi di mana penulis bekerja

Penulis adalah Kepala Bidang Pembinaan Pelaksanaan Anggaran II Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Kepulauan Riau