BATAMTODAY.COM, Jakarta - Gonjang-ganjing Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB) yang melarang aparatur pemerintah menggelar kegiatan di hotel, sudah berakhir. Pemerintah akhirnya tak melarang kegiatan pemerintahan dilaksanakan di luar kantor, asalkan selektif dan memenuhi kriteria yang ditetapkan.

"Rapat di luar kantor dapat dilaksanakan secara selektif dan harus memenuhi berbagai kriteria. Selain itu, harus memenuhi ketentuan akuntabilitas serta dimonitor dan diawasi," ujar Menteri PAN-RB, Yuddy Chrisnandi, dalam jumpa pers di Jakarta, Rabu (1/4/2015).
 
Dia menegaskan, pemerintah tetap konsisten untuk melakukan penghematan keuangan negara, khususnya terkait dengan pembatasan rapat di luar kantor. Kebijakan yang semula dituangkan dalam Surat Edaran Menteri PAN-RB Nomor 11 Tahun 2014, ditingkatkan menjadi Peraturan Menteri PAN-RB tentang Pedoman Pembatasan Pertemuan/Rapat di Luar Kantor dalam Rangka Peningkatan Efisiensi dan Efektivitas Kerja Aparatur.
 
Yuddy menyampaikan, kepada seluruh pimpinan instansi pemerintah baik pusat maupun daerah, diminta menyusun petunjuk teknis beserta standar operasional prosedur (SOP) mengenai tata kelola kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor serta evaluasi pelaksanaannya yang efektif dan efisien.
 
Dijelaskan, peraturan ini mengatur semua kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, baik yang dibiayai APBN maupun APBD. Kegiatan ini terbagi dalam dua kelompok, yakni yang bersifat internasional yang diselenggarakan di dalam negeri, dan yang non-internasional.
 
Kegiatan itu meliputi konsinyering, focus group discussion (FGD), pertemuan, rapat koordinasi, rapat pimpinan, rapat kerja, rapat teknis, workshop, seminar, simposium, sosialisasi dan bimbingan teknis. Adapun kelompok kedua meliputi penyelenggaraan sidang, konvensi, konferensi internasional, workshop, seminar, simposium, sosialisasi, bimbingan teknis sarasehan berskala internasional yang diselenggarakan di dalam negeri.
 
Sementara untuk rapat di luar kantor yang dibiayai APBN dapat dilaksanakan secara selektif apabila memenuhi setidaknya beberapa kriteria.

"Pertama, kegiatan dimaksud berskala internasional yang diselenggarakan di dalam negeri. Untuk pertemuan yang tidak berskala internasional, harus memenuhi setidaknya satu kriteria sebagai berikut, yakni memiliki urgensi tinggi terkait dengan pembahasan materi bersifat strategis atau memerlukan koordinasi lintas sektoral, memerlukan penyelesaian secara cepat, mendesak, dan terus menerus (simultan), sehingga memerlukan waktu penyelesaian di luar kantor," jelas Yuddy, dilansir dari laman kementerian.
 
Selain itu, tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/instansi pemerintah di wilayah tersebut, tidak tersedia sarana dan prasarana yang memadai, lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta, baik transportasi maupun waktu perjalanan.

"Untuk kegiatan non-internasional ini, sekurang-kurangnya harus dihadiri oleh unsur unit kerja eselon I lain atau pemerintah daerah maupun masyarakat," lanjut Yuddy.
 
Untuk kegiatan yang bersifat non-internasional di luar kantor yang dibiayai dari APBD, dapat dilaksanakan jika tidak tersedia ruang rapat kantor milik sendiri/instansi pemerintah di wilayah tersebut, dan tidak tersedia sarana dan prasarana yang memadai. Selain itu, lokasi tempat penyelenggaraan pertemuan sulit dijangkau oleh peserta, baik sarana transportasi maupun waktu perjalanan.
 
Yuddy menambahkan, untuk mewujudkan akuntabilitas setiap kegiatan tersebut maka perencanaan, pelaksanaan, pelaporan kegiatan harus disusun dan ditandatangani oleh penanggung jawab kegiatan dan disampaikan kepada unit pengawas internal.
 
Pertemuan atau kegiatan yang wajib dihadiri unsur eselon I lain, pemda atau masyarakat, harus dibuktikan dengan surat pernyataan keterbatasan sarana dan prasarana untuk penyenggaraan rapat di luar kantor, baik milik sendiri maupun maupun milik instansi pmerintah lain dari penanggung jawab kegiatan.

"Setiap kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor harus memiliki output/hasil yang jelas. Hal itu dibuktikan dengan transkrip rapat, notulensi rapat dan/atau laporan, serta daftar hadir peserta rapat," papar Yuddy.
 
Untuk pemantauan dan evaluasi rapat di luar kantor yang dilaksanakan oleh kementerian/lembaga dan pemda, hasilnya harus disampaikan kepada unit pengawas internal masing-masing instansi yang dilengkapi dengan data-data pendukung. Hasil pemantauan dimaksud disampaikan setiap enam bulan sekali kepada Deputi Bidang Reformasi Birokrasi, Akuntabilitas Aparatur dan Pengawasan Kementerian PANRB, yang selanjutnya disampaikan kepada Presiden dan Wakil Presiden.
 
Sementara untuk menunjang keberhasilan kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor, maka Sekjen, Sesmen, Sestama, Sekda diminta menyusun petunjuk teknis beserta SOP mengenai tata kelola kegiatan pertemuan rapat di luar kantor yang efektif dan efisien. Sedangkan unit pengawasan internal masing-masing instansi diminta menyusun petunjuk teknis beserta SOP mengenai tata cara pengawasan dan evaluasinya. (*)

Editor: Roelan